Erstattungen und Teilerstattungen sauber abgleichen

Warum erstattete Bestellungen „bezahlt“ aussehen

Beim Zahlungsanbieter bleibt die ursprüngliche Zahlung unverändert bestehen. Die Erstattung ist eine eigene, spätere Transaktion. Wer nur den ursprünglich eingezogenen Betrag mit dem Bestellwert vergleicht, sieht daher einen perfekten Treffer — obwohl ein Teil oder alles zurückgeflossen ist.

Die Lösung: der Netto-Betrag

Verglichen werden muss, was tatsächlich beim Händler verblieben ist: eingezogener Betrag minus erstattete Beträge. Beispiel: Eine Bestellung über 89,00 €, eingezogen 89,00 €, später 30,00 € erstattet. Netto verblieben 59,00 € — das passt nicht mehr zum Bestellwert von 89,00 € und ist eine Abweichung, die geprüft werden muss.

Bei einer Vollerstattung beträgt der Netto-Betrag 0,00 €. Auch das ist eine Abweichung gegenüber einer Bestellung, die noch auf dem vollen Betrag steht.

Was bei einer Abweichung zu prüfen ist

Nicht jede Erstattung ist ein Fehler — bei abgesagten Veranstaltungen zum Beispiel sind sie Alltag. Prüfen Sie:

• Wurde die Bestellung storniert oder teilstorniert?
• Wurde ein Korrekturbeleg (Gutschrift) ausgestellt, statt den ursprünglichen Beleg zu ändern?
• Passt der erstattete Betrag zu dem, was Sie dem Kunden zugesagt haben?

Belege nicht verändern, sondern ergänzen

Ein einmal ausgestellter Beleg wird üblicherweise nicht nachträglich geändert, sondern durch einen verknüpften Korrekturbeleg ergänzt. So bleibt die Kette nachvollziehbar. Für die steuerliche Behandlung im Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung — dieser Ratgeber ersetzt keine Beratung.

Alarm oder nur Protokoll?

In Shops mit vielen legitimen Erstattungen wäre ein Alarm je Erstattung vor allem Lärm, der echte Probleme übertönt. COMVENO hält Erstattungs-Abweichungen deshalb vollständig im Abgleich-Protokoll fest, ohne sie automatisch als dringenden Fall zu eskalieren — Betragsabweichungen und Währungsfehler dagegen werden sofort ein Fall im Action Center.